Zebranie wspólnoty a automat kaucyjny: jak przeprowadzić głosowanie

Co ma się znaleźć w uchwale o automacie kaucyjnym, rozkładamy w artykule Uchwała wspólnoty w sprawie automatu kaucyjnego. Tutaj zajmujemy się drugą połową: procedurą. Uchwała o doskonałej treści, podjęta na zebraniu zwołanym bez prawidłowego zawiadomienia albo przegłosowana bez aktualnej listy udziałów, jest dla dostawcy ryzykiem, a dla zarządu problemem na kolejne miesiące.

W skrócie

• Uchwały właścicieli podejmuje się na zebraniu, w drodze indywidualnego zbierania głosów przez zarząd albo w trybie mieszanym (art. 23 ust. 1 ustawy o własności lokali).
• Zebranie zwołuje zarząd albo zarządca; musi je zwołać na żądanie właścicieli dysponujących co najmniej 1/10 udziałów (art. 31). Raz w roku, nie później niż w pierwszym kwartale, odbywa się zebranie obowiązkowe (art. 30 ust. 1 pkt 3).
• Zawiadomienie jest pisemne, co najmniej tydzień przed terminem, i musi podawać dzień, godzinę, miejsce oraz porządek obrad (art. 32 ust. 1 i 2).
• Decyduje większość głosów liczona według wielkości udziałów, chyba że przyjęto zasadę „jeden właściciel — jeden głos” (art. 23 ust. 2 i 2a).
• O treści uchwały podjętej z udziałem głosów zebranych indywidualnie powiadamia się każdego właściciela na piśmie (art. 23 ust. 3) — i od tego dnia liczy się sześć tygodni na zaskarżenie (art. 25 ust. 1a).

Trzy drogi do uchwały

Ustawa daje wybór i nie preferuje żadnego wariantu. Przy automacie kaucyjnym każdy z nich ma inną zaletę.

W trybie obiegowym i mieszanym pamiętaj o jednej konsekwencji: uchwała jest podjęta w chwili, gdy oddano głosy przeważające udziałami, a termin na zaskarżenie biegnie dla każdego właściciela od powiadomienia go o treści uchwały (art. 25 ust. 1a). Jedna nieodebrana przesyłka potrafi więc przesunąć pewność prawną o kilka tygodni.

Zebranie: zwołanie i zawiadomienie

Zebranie ogółu właścicieli lokali zwołuje zarząd albo zarządca, gdy jest taka potrzeba, i ma obowiązek je zwołać na żądanie właścicieli lokali dysponujących co najmniej jedną dziesiątą udziałów w nieruchomości wspólnej (art. 31). Niezależnie od tego zarząd albo zarządca zwołuje zebranie co najmniej raz w roku, nie później niż w pierwszym kwartale (art. 30 ust. 1 pkt 3), a jeżeli tego nie zrobi — zebranie roczne może zwołać każdy z właścicieli (art. 30 ust. 1a).

Zawiadomienie jest tą częścią procedury, na której najłatwiej się potknąć. Ustawa wymaga, żeby zarząd lub zarządca zawiadomił każdego właściciela lokalu na piśmie co najmniej na tydzień przed terminem zebrania, podając dzień, godzinę, miejsce i porządek obrad. Jeżeli w porządku obrad przewidziano zmianę we wzajemnych prawach i obowiązkach właścicieli, zawiadomienie musi dodatkowo wskazywać treść tej zmiany (art. 32 ust. 1 i 2).

Dobrą praktyką — nie wymogiem — jest dołączenie do zawiadomienia projektu uchwały i załącznika graficznego z miejscem ustawienia urządzenia. Przy automacie kaucyjnym to różnica między zebraniem, na którym się głosuje, a zebraniem, na którym się dopiero dowiaduje, o co chodzi. Jak przygotować sam opis miejsca, piszemy w artykule Gdzie postawić butelkomat na osiedlu.

Jak policzyć głosy

Uchwały zapadają większością głosów właścicieli lokali, liczoną według wielkości udziałów w nieruchomości wspólnej, chyba że w umowie albo w uchwale podjętej w tym trybie postanowiono, że w określonej sprawie na każdego właściciela przypada jeden głos (art. 23 ust. 2). Jeżeli suma udziałów nie jest równa 1 albo większość udziałów należy do jednego właściciela, głosowanie według zasady „jeden właściciel — jeden głos” wprowadza się na żądanie właścicieli posiadających łącznie co najmniej 1/5 udziałów (art. 23 ust. 2a). Przy lokalu będącym przedmiotem współwłasności współwłaściciele wskazują pełnomocnika, który wykonuje prawo głosu przysługujące temu lokalowi (art. 23 ust. 2b).

Co to oznacza w praktyce przy liczeniu:

• Potrzebna jest aktualna lista udziałów. Nie liczba mieszkań i nie liczba obecnych osób — udziały. Prowadzenie wykazu właścicieli lokali i przypadających im udziałów należy do zarządu albo zarządcy (art. 29 ust. 1b).
• Liczy się większość oddanych głosów, nie frekwencja. Ustawa nie przewiduje kworum dla zebrania właścicieli; uchwała jest podjęta, gdy za nią oddano głosy przeważające udziałami.
• Wstrzymanie się nie jest głosem przeciw, ale warto je zapisać osobno — w razie sporu sąd patrzy na rozbicie wyniku, nie na jego podsumowanie.
• Pełnomocnictwa zbiera się przed głosowaniem, na piśmie, razem z dokumentem potwierdzającym umocowanie osoby działającej za właściciela będącego spółką albo gminą.

Tryb obiegowy krok po kroku

1. Przygotuj kartę do głosowania z pełną treścią uchwały, a nie jej streszczeniem — właściciel podpisuje się pod tekstem, który ma obowiązywać.
2. Dołącz załącznik graficzny z miejscem ustawienia urządzenia. Uchwała bez niego rozstrzyga mniej, niż wydaje się zarządowi.
3. Prowadź listę: lokal, udział, data oddania głosu, treść głosu, podpis. To ta lista, a nie pamięć zarządu, jest dowodem.
4. Policz udziały po każdej turze i zakończ zbieranie, gdy wynik jest rozstrzygnięty.
5. Powiadom na piśmie wszystkich właścicieli o treści podjętej uchwały (art. 23 ust. 3) — także tych, którzy nie głosowali.

Protokół: czego wymaga ustawa, a czego praktyka

Ustawa o własności lokali nie wymaga protokołu notarialnego dla uchwały o udostępnieniu części nieruchomości wspólnej. Formy notarialnej wymaga tylko uchwała o zmianie ustalonego w umowie sposobu zarządu nieruchomością wspólną — zaprotokołowana przez notariusza, bo stanowi podstawę wpisu do księgi wieczystej (art. 18 ust. 2a). Zwykły protokół z zebrania jest więc dokumentem prywatnym, co nie znaczy, że nieważnym: to pierwszy dokument, o który poprosi sąd.

Co warto, żeby się w nim znalazło: data i miejsce zebrania, sposób i data zawiadomienia właścicieli, lista obecności z udziałami, treść każdej poddanej głosowaniu uchwały, wynik rozbity na „za”, „przeciw” i „wstrzymujące się” w udziałach, informacja o kontynuowaniu głosowania w trybie indywidualnego zbierania głosów oraz podpisy osób prowadzących zebranie. Każdy właściciel ma prawo kontroli działalności zarządu (art. 29 ust. 3), więc protokół i lista udziałów muszą być dostępne do wglądu.

Sześć tygodni, w których nie podpisuje się umowy

Właściciel lokalu może zaskarżyć uchwałę do sądu, jeżeli jest niezgodna z przepisami prawa lub z umową właścicieli albo narusza zasady prawidłowego zarządzania nieruchomością wspólną lub w inny sposób narusza jego interesy (art. 25 ust. 1). Powództwo wytacza się przeciwko wspólnocie w terminie 6 tygodni od dnia podjęcia uchwały na zebraniu albo od dnia powiadomienia o treści uchwały podjętej w trybie indywidualnego zbierania głosów (art. 25 ust. 1a). Zaskarżona uchwała podlega wykonaniu, chyba że sąd wstrzyma jej wykonanie do zakończenia sprawy (art. 25 ust. 2).

Formalnie nic nie stoi więc na przeszkodzie, żeby umowę podpisać od razu. Praktycznie rozsądniej jest odczekać ten termin albo zapisać w umowie, że wejdzie w życie po jego bezskutecznym upływie — montaż, który trzeba cofnąć, kosztuje więcej niż sześć tygodni czekania. Klauzule, które warto mieć w umowie, zebraliśmy w artykule Umowa wspólnoty z dostawcą automatu kaucyjnego.

Mała wspólnota: tu uchwał nie ma

Jeżeli liczba lokali wyodrębnionych i niewyodrębnionych, należących nadal do dotychczasowego właściciela, nie jest większa niż trzy, do zarządu nieruchomością wspólną stosuje się przepisy kodeksu cywilnego i kodeksu postępowania cywilnego o współwłasności (art. 19 ustawy o własności lokali). Czynność przekraczająca zakres zwykłego zarządu wymaga wtedy zgody wszystkich współwłaścicieli, a w jej braku współwłaściciele mający co najmniej połowę udziałów mogą żądać rozstrzygnięcia przez sąd (art. 199 kodeksu cywilnego). Zamiast zebrania i protokołu wystarczy więc pisemna zgoda wszystkich — i to ona jest dokumentem dla dostawcy.

Co najczęściej psuje głosowanie

• Zawiadomienie bez porządku obrad albo wysłane później niż tydzień przed zebraniem.
• Głosowanie liczone „na mieszkania” zamiast według udziałów.
• Brak powiadomienia o treści uchwały przy trybie obiegowym — termin na zaskarżenie wtedy nie zaczyna biegu.
• Uchwała bez załącznika graficznego i bez warunków brzegowych umowy, czyli taka, po której zarząd wraca na kolejne zebranie.
• Brak pełnomocnictw od współwłaścicieli lokali i od właścicieli instytucjonalnych.

Dalej w tym temacie

• Automat kaucyjny a opłata za odpady we wspólnocie — argument, który najczęściej pada na zebraniu
• Co składa się na koszt automatu kaucyjnego — co trzeba wiedzieć, żeby odpowiedzieć na pytanie „a kto za to płaci?”

Najczęstsze pytania

Czy zebranie musi mieć kworum?

Ustawa o własności lokali nie przewiduje kworum dla zebrania ogółu właścicieli. Uchwała jest podjęta, gdy oddano za nią głosy przeważające według wielkości udziałów (art. 23 ust. 2), a brakujące głosy można dobrać w trybie indywidualnego zbierania głosów (art. 23 ust. 1). Dlatego niska frekwencja nie blokuje decyzji, choć osłabia jej legitymację wobec mieszkańców.

Czy uchwałę o automacie można podjąć na zebraniu rocznym?

Tak, pod warunkiem że sprawa znalazła się w porządku obrad podanym w zawiadomieniu (art. 32 ust. 2). Zebranie roczne odbywa się co najmniej raz w roku, nie później niż w pierwszym kwartale (art. 30 ust. 1 pkt 3), i ma swój ustawowy zakres, ale nic nie stoi na przeszkodzie, żeby objąć nim kolejne punkty.

Kto liczy głosy we wspólnocie?

Przepisy nie wskazują komisji skrutacyjnej ani trybu liczenia — robi to zarząd albo zarządca prowadzący zebranie, a przy trybie obiegowym zarząd zbierający głosy. Podstawą jest wykaz właścicieli i przypadających im udziałów, który prowadzi zarząd albo zarządca (art. 29 ust. 1b). Każdy właściciel ma prawo kontroli działalności zarządu (art. 29 ust. 3), więc wynik musi dać się odtworzyć z dokumentów.

Czy można głosować przez internet?

Ustawa przewiduje zebranie, indywidualne zbieranie głosów i tryb mieszany, a zawiadomienie o zebraniu oraz powiadomienie o treści uchwały mają formę pisemną (art. 23 i art. 32). Narzędzia elektroniczne bywają używane pomocniczo — do przesłania projektu, zbierania zgłoszeń czy sondowania opinii — ale sam głos i powiadomienia bezpieczniej domknąć w formie, której wymaga ustawa. Jeśli wspólnota chce przenieść głosowanie do kanału elektronicznego, rozwiązanie warto skonsultować z prawnikiem.

Co jeśli jeden właściciel ma większość udziałów?

Wtedy przy zwykłym liczeniu decyduje on sam. Ustawa przewiduje na to mechanizm: jeżeli większość udziałów należy do jednego właściciela albo suma udziałów nie jest równa 1, głosowanie według zasady „jeden właściciel — jeden głos” wprowadza się na żądanie właścicieli posiadających łącznie co najmniej 1/5 udziałów (art. 23 ust. 2a). Żądanie trzeba zgłosić — samo z siebie nie działa.