Umowa wspólnoty z dostawcą automatu kaucyjnego: na co uważać

To trzeci krok na drodze wspólnoty do automatu kaucyjnego. Pierwszy — decyzja, czy i w jakim modelu — opisujemy w przewodniku Butelkomat na osiedlu. Drugi — zgoda właścicieli — w artykule Uchwała wspólnoty w sprawie automatu kaucyjnego. Tutaj zajmujemy się umową.

Projekt umowy przygotowuje zwykle dostawca. Nie oznacza to, że trzeba go przyjąć bez zmian — poniższa lista pomoże wskazać, co w nim poprawić.

W skrócie

• Umowę podpisuje zarząd w granicach pełnomocnictwa z uchwały. Przy zarządzie wieloosobowym — co najmniej dwóch członków (art. 21 ust. 2 ustawy o własności lokali).
• Najem części gruntu na czas dłuższy niż rok zawiera się na piśmie. Bez tej formy umowę poczytuje się za zawartą na czas nieoznaczony (art. 660 kodeksu cywilnego).
• Umowy na czas oznaczony można wypowiedzieć tylko w wypadkach określonych w umowie (art. 673 § 3). Te wypadki trzeba wpisać.
• Po zakończeniu najmu dostawca zwraca teren w stanie niepogorszonym (art. 675 § 1) — warto doprecyzować, co to znaczy przy automacie.

Kto podpisuje umowę

Zarząd kieruje sprawami wspólnoty i reprezentuje ją na zewnątrz. Jeśli zarząd jest wieloosobowy, oświadczenia woli w imieniu wspólnoty składają co najmniej dwaj jego członkowie (art. 21 ust. 2 ustawy o własności lokali). Gdy zarząd powierzono zarządcy na podstawie art. 18 ust. 1, zakres jego umocowania wynika z umowy o zarządzanie.

Zanim podpiszesz, porównaj projekt z uchwałą: okres, minimalny czynsz, podział kosztów. Umowa wykraczająca poza pełnomocnictwo z uchwały to ryzyko dla zarządu, a nie tylko dla wspólnoty.

Najem czy dzierżawa

Przez umowę najmu wynajmujący oddaje rzecz do używania, a najemca płaci czynsz (art. 659 § 1 kodeksu cywilnego). Przy dzierżawie dzierżawca dodatkowo pobiera pożytki (art. 693 § 1). Wspólnota udostępnia fragment gruntu, na którym dostawca stawia własne urządzenie — to typowo najem części nieruchomości. Nazwa umowy ma znaczenie, bo od niej zależą przepisy, które obowiązują w sprawach nieuregulowanych w umowie.

Klauzule, które warto sprawdzić

Przedmiot umowy i miejsce

Ten sam opis i załącznik graficzny co w uchwale. Dobrze, żeby umowa przewidywała możliwość przeniesienia urządzenia w inne miejsce na osiedlu, jeśli pierwsza lokalizacja się nie sprawdzi — za zgodą obu stron i bez zmiany pozostałych warunków.

Czas trwania i wypowiedzenie

Przy umowie na czas oznaczony obie strony mogą ją wypowiedzieć tylko w wypadkach określonych w umowie (art. 673 § 3 kodeksu cywilnego). Jeśli umowa ich nie wymienia, wspólnota jest związana do końca okresu. Warto wpisać przynajmniej: długotrwałą awarię, zaniedbanie porządku wokół urządzenia, zaległości w czynszu i zmianę zagospodarowania terenu.

Przy umowie na czas nieoznaczony obowiązują terminy umowne, a w ich braku — ustawowe (art. 673 § 1 i 2).

Czynsz i jego zmiana

Wysokość, termin płatności, sposób waloryzacji. Jeśli czynsz ma zależeć od liczby zebranych opakowań, umowa powinna określać, skąd wspólnota weźmie te dane i jak może je sprawdzić.

Prąd

Automat potrzebuje zasilania. Najczystsze rozwiązania to osobny licznik dostawcy albo podlicznik z rozliczeniem według odczytów. Ryczałt jest prostszy, ale trzeba go okresowo weryfikować.

Serwis, opróżnianie i porządek

Kto i jak często opróżnia urządzenie, w jakim czasie usuwa awarię, kto sprząta wokół automatu i wywozi to, co mieszkańcy zostawią obok. To najczęstsze źródło skarg, więc warto zapisać konkretne terminy i dane kontaktowe do zgłoszeń.

Odpowiedzialność i ubezpieczenie

Kto odpowiada za szkody wyrządzone przez urządzenie (na przykład uszkodzenie elewacji przy montażu) i za szkody w urządzeniu (dewastacja). Wymóg ubezpieczenia OC dostawcy z określoną sumą gwarancyjną i kopia polisy przed montażem to standard, o który można poprosić.

Kamery i dane osobowe

Jeśli urządzenie rejestruje obraz otoczenia albo zbiera dane do zwrotu kaucji na kartę, przetwarza dane osobowe mieszkańców. Umowa powinna przesądzać, kto jest administratorem tych danych — zwykle dostawca lub operator — i kto spełnia obowiązek informacyjny wobec osób korzystających z automatu (art. 13 RODO). Można też zażądać konfiguracji bez kamer zewnętrznych.

Zakończenie umowy i przywrócenie terenu

Po zakończeniu najmu najemca zwraca rzecz w stanie niepogorszonym, ale nie odpowiada za zużycie wynikające z prawidłowego używania (art. 675 § 1). Przy automacie warto doprecyzować: demontaż urządzenia i przyłącza w określonym terminie, naprawa nawierzchni, protokół zdawczo-odbiorczy ze zdjęciami — także przy wydaniu terenu na początku umowy.

Podatki

Czynsz to pożytek z nieruchomości wspólnej. Jak go zakwalifikować dla celów CIT i kiedy pojawia się kwestia VAT, opisujemy w przewodniku Butelkomat na osiedlu. Przed podpisaniem umowy przekaż jej projekt księgowości wspólnoty.

Lista kontrolna przed podpisem

1. Umowa mieści się w granicach uchwały — okres, czynsz, podział kosztów.
2. Minął termin na zaskarżenie uchwały albo zarząd świadomie przyjął to ryzyko.
3. Miejsce opisane słowami i na załączniku graficznym.
4. Wymienione wypadki, w których wspólnota może wypowiedzieć umowę.
5. Ustalony sposób rozliczenia prądu.
6. Terminy serwisu, opróżniania i sprzątania z kontaktem do zgłoszeń.
7. Polisa OC dostawcy.
8. Wskazany administrator danych osobowych i konfiguracja kamer.
9. Zasady demontażu i protokół przekazania terenu.
10. Projekt sprawdzony przez księgowość wspólnoty.

Najczęstsze pytania

Czy zarządca może podpisać umowę bez uchwały?

Udostępnienie części nieruchomości wspólnej na podstawie wieloletniej umowy przyjmuje się jako czynność przekraczającą zwykły zarząd. Wymaga ona uchwały właścicieli wyrażającej zgodę i udzielającej zarządowi pełnomocnictwa (art. 22 ust. 2 ustawy o własności lokali). Zarządca powierzony działa w granicach umowy o zarządzanie i tej uchwały.

Co jeśli automat zostanie zniszczony?

To zależy od zapisów o odpowiedzialności. Urządzenie jest własnością dostawcy, więc to on powinien je ubezpieczyć. Umowa powinna wyłączać odpowiedzialność wspólnoty za dewastację przez osoby trzecie, chyba że wynika ona z zaniedbań wspólnoty.

Czy można wypowiedzieć umowę przed terminem?

Przy umowie na czas oznaczony — tylko w wypadkach określonych w umowie (art. 673 § 3 kodeksu cywilnego). Dlatego warto je wpisać przed podpisem, a nie szukać ich po kilku latach. Strony zawsze mogą też rozwiązać umowę za porozumieniem.

Jak długo może trwać umowa?

Najem zawarty na czas dłuższy niż 10 lat poczytuje się po upływie tego terminu za zawarty na czas nieoznaczony (art. 661 § 1 kodeksu cywilnego). W praktyce pierwsze umowy na automaty zawiera się na krócej, z możliwością przedłużenia.