Uchwała wspólnoty w sprawie automatu kaucyjnego: co w niej zapisać

Automat kaucyjny na terenie wspólnoty mieszkaniowej stoi na nieruchomości wspólnej, więc o jego postawieniu decydują właściciele lokali. W praktyce wszystko sprowadza się do jednej uchwały: wyraża zgodę, wyznacza granice umowy i upoważnia zarząd do jej podpisania. Ten artykuł pokazuje, jak taką uchwałę zbudować i przegłosować.

Szerszy kontekst — po co wspólnocie automat, jakie są modele współpracy i jak wygląda strona podatkowa — opisujemy w przewodniku Butelkomat na osiedlu: jak wspólnota może to zrobić zgodnie z prawem.

W skrócie

• Udostępnienie części nieruchomości wspólnej pod automat przyjmuje się jako czynność przekraczającą zwykły zarząd. Potrzebna jest uchwała, która wyraża zgodę i udziela zarządowi pełnomocnictwa (art. 22 ust. 2 ustawy o własności lokali).
• Uchwałę można podjąć na zebraniu, w drodze indywidualnego zbierania głosów albo w trybie mieszanym (art. 23 ust. 1).
• Decyduje większość głosów liczona według udziałów, chyba że w danej sprawie przyjęto zasadę „jeden właściciel — jeden głos” (art. 23 ust. 2 i 2a).
• Właściciel może zaskarżyć uchwałę do sądu w ciągu 6 tygodni (art. 25 ust. 1a). Zaskarżona uchwała co do zasady i tak podlega wykonaniu.
• W małej wspólnocie — do trzech lokali — uchwał w tym rozumieniu nie ma. Stosuje się przepisy kodeksu cywilnego o współwłasności (art. 19).

Dlaczego potrzebna jest uchwała

Zarząd wspólnoty samodzielnie prowadzi tylko sprawy zwykłego zarządu (art. 22 ust. 1 ustawy o własności lokali). Do czynności przekraczającej ten zakres potrzebna jest uchwała właścicieli lokali wyrażająca zgodę na dokonanie tej czynności oraz udzielająca zarządowi pełnomocnictwa do zawarcia umowy w formie prawem przewidzianej (art. 22 ust. 2).

Ustawa wymienia czynności przekraczające zwykły zarząd tylko przykładowo (art. 22 ust. 3) i nie ma wśród nich wprost oddania części nieruchomości wspólnej w najem. Kwalifikacja wynika z praktyki i orzecznictwa — wieloletnia umowa z podmiotem zewnętrznym na korzystanie z części gruntu jest w nich traktowana jako sprawa właścicieli, a nie bieżącej administracji. Bezpieczniej więc podjąć uchwałę, niż później bronić umowy podpisanej bez niej.

Co powinna zawierać uchwała

Uchwała ma rozstrzygnąć wszystko, o co zarząd zostanie zapytany przy negocjacjach. Najczęstszy błąd to zapis w rodzaju „wyraża się zgodę na montaż urządzenia” — nie mówi, gdzie, na jak długo i na jakich warunkach.

Oznaczenie części nieruchomości i miejsca

Opis miejsca słowami („przy ścianie szczytowej budynku nr 5, od strony parkingu”) i załącznik graficzny — szkic albo wycinek mapy z zaznaczonym obrysem. Warto podać orientacyjną powierzchnię zajętą przez urządzenie wraz ze strefą podejścia, bez wpisywania wymiarów konkretnego modelu.

Forma udostępnienia

Najem, dzierżawa albo użyczenie. Różnica ma znaczenie: najemca rzecz używa (art. 659 § 1 kodeksu cywilnego), dzierżawca używa jej i pobiera pożytki (art. 693 § 1), a użyczenie jest nieodpłatne. Przy automacie kaucyjnym wspólnota udostępnia miejsce, a nie urządzenie, więc najczęściej w grę wchodzi najem fragmentu gruntu. Uchwała może pozostawić wybór zarządowi, ale wtedy powinna to powiedzieć wprost.

Okres umowy i minimalne warunki

Maksymalny okres umowy, możliwość wypowiedzenia oraz minimalne warunki finansowe — na przykład „czynsz nie niższy niż kwota ustalona przez zarząd na podstawie ofert” albo widełki przyjęte przez właścicieli. Uchwała nie musi wskazywać kwoty, ale powinna wyznaczać granicę, poniżej której zarząd nie może zejść.

Upoważnienie zarządu

Pełnomocnictwo do zawarcia umowy, jej aneksów w granicach uchwały oraz do jej wypowiedzenia. Przy zarządzie wieloosobowym oświadczenia woli w imieniu wspólnoty składają co najmniej dwaj członkowie zarządu (art. 21 ust. 2) — uchwała tego nie zmienia, ale warto o tym pamiętać przy organizacji podpisu.

Przeznaczenie pożytków

Pożytki i inne przychody z nieruchomości wspólnej służą pokrywaniu wydatków na jej utrzymanie, a nadwyżka przypada właścicielom proporcjonalnie do udziałów (art. 12 ust. 2). Uchwała może wskazać konkretny cel, na przykład fundusz remontowy. Ma to znaczenie podatkowe, które opisujemy w przewodniku dla wspólnot.

Warunki zakończenia

Kiedy zarząd może żądać usunięcia urządzenia i kto przywraca teren do stanu poprzedniego. To jeden zapis, który oszczędza sporów po kilku latach.

Przykładowa treść uchwały

Poniższy wzór to materiał pomocniczy, a nie porada prawna. Dopasuj go do umowy właścicieli, stanu prawnego nieruchomości i ustaleń z dostawcą, najlepiej z prawnikiem obsługującym wspólnotę.

Tryb głosowania

Jak zwołać zebranie, jak liczyć głosy i co musi znaleźć się w zawiadomieniu, opisujemy osobno w artykule Zebranie wspólnoty a automat kaucyjny.

Uchwały właścicieli podejmuje się na zebraniu, w drodze indywidualnego zbierania głosów przez zarząd albo w trybie mieszanym — część głosów na zebraniu, część zebrana indywidualnie (art. 23 ust. 1).

• Zebranie. Zarząd albo zarządca zawiadamia każdego właściciela na piśmie co najmniej na tydzień przed terminem, podając dzień, godzinę, miejsce i porządek obrad (art. 32 ust. 1 i 2). Dobrą praktyką jest dołączenie projektu uchwały i załącznika graficznego — właściciele przychodzą przygotowani.
• Indywidualne zbieranie głosów. Wygodne, gdy frekwencja na zebraniach jest niska. O treści uchwały podjętej z udziałem głosów zebranych indywidualnie każdy właściciel musi zostać powiadomiony na piśmie (art. 23 ust. 3).
• Tryb mieszany. Typowy dla dużych wspólnot: głosowanie zaczyna się na zebraniu, a brakujące głosy zarząd zbiera później.

Większość i liczenie głosów

Uchwały zapadają większością głosów właścicieli liczoną według wielkości udziałów, chyba że w umowie albo w uchwale postanowiono, że w danej sprawie na każdego właściciela przypada jeden głos (art. 23 ust. 2). Jeżeli suma udziałów nie jest równa 1 albo większość udziałów należy do jednego właściciela, głosowanie „jeden właściciel — jeden głos” wprowadza się na żądanie właścicieli mających łącznie co najmniej 1/5 udziałów (art. 23 ust. 2a).

W praktyce przy liczeniu głosów warto mieć aktualną listę udziałów i zapisać w protokole, ile udziałów głosowało za, przeciw i ile się wstrzymało. To pierwszy dokument, o który poprosi sąd przy ewentualnym sporze.

Termin na zaskarżenie uchwały

Właściciel lokalu może zaskarżyć uchwałę do sądu, jeśli jest niezgodna z przepisami prawa lub umową właścicieli albo narusza zasady prawidłowego zarządzania nieruchomością wspólną lub w inny sposób narusza jego interesy (art. 25 ust. 1). Powództwo można wytoczyć w ciągu 6 tygodni od dnia podjęcia uchwały na zebraniu albo od dnia powiadomienia o treści uchwały podjętej w trybie indywidualnego zbierania głosów (art. 25 ust. 1a).

Zaskarżona uchwała podlega wykonaniu, chyba że sąd wstrzyma jej wykonanie (art. 25 ust. 2). Rozsądnie jest jednak podpisać umowę z dostawcą dopiero po upływie terminu na zaskarżenie — oszczędza to rozmów o montażu, który może trzeba będzie cofnąć.

Mała wspólnota

Jeżeli liczba lokali wyodrębnionych i niewyodrębnionych, należących nadal do dotychczasowego właściciela, nie jest większa niż trzy, do zarządu nieruchomością wspólną stosuje się przepisy kodeksu cywilnego o współwłasności (art. 19 ustawy o własności lokali). Czynność przekraczająca zwykły zarząd wymaga wtedy zgody wszystkich współwłaścicieli; bez niej współwłaściciele mający co najmniej połowę udziałów mogą żądać rozstrzygnięcia przez sąd (art. 199 kodeksu cywilnego).

Jeśli budynek jest w zasobach spółdzielni, ścieżka decyzji wygląda inaczej — opisujemy ją w artykule Butelkomat w spółdzielni mieszkaniowej.

Gdy uchwała jest podjęta, kolejnym krokiem jest umowa z dostawcą. Klauzule, które warto w niej sprawdzić, zebraliśmy w artykule Umowa wspólnoty z dostawcą automatu kaucyjnego.

Najczęstsze pytania

Czy wystarczy zgoda zarządu bez uchwały?

Do spraw zwykłego zarządu — tak. Udostępnienie części nieruchomości wspólnej podmiotowi zewnętrznemu na podstawie wieloletniej umowy przyjmuje się jednak jako czynność przekraczającą zwykły zarząd, a ta wymaga uchwały właścicieli wyrażającej zgodę i udzielającej zarządowi pełnomocnictwa (art. 22 ust. 2 ustawy o własności lokali).

Czy uchwała musi wskazywać konkretnego dostawcę?

Nie musi. Może określić miejsce, okres, minimalne warunki i upoważnić zarząd do wyboru kontrahenta w tych granicach. Wskazanie dostawcy z nazwy ma sens, gdy właściciele głosują nad konkretną ofertą.

Co jeśli część właścicieli zagłosuje przeciw?

Uchwała zapada większością głosów liczoną według udziałów (art. 23 ust. 2). Właściciele, którzy głosowali przeciw, mogą ją zaskarżyć w ciągu 6 tygodni (art. 25 ust. 1a), ale zaskarżenie co do zasady nie wstrzymuje jej wykonania.

Czy uchwałę trzeba podjąć ponownie przy przedłużeniu umowy?

Zależy od jej treści. Jeśli uchwała upoważnia zarząd do zawarcia umowy na określony czas, przedłużenie ponad ten okres wymaga nowej zgody właścicieli. Można to przewidzieć z góry, upoważniając zarząd do przedłużenia na tych samych warunkach.