Kamera przy automacie kaucyjnym na osiedlu: monitoring a RODO

W artykule Umowa wspólnoty z dostawcą automatu kaucyjnego kamerom poświęciliśmy jeden akapit: umowa ma wskazać administratora danych. Tutaj rozwijamy ten wątek - dla kamery dostawcy i dla monitoringu wspólnoty, który obejmuje miejsce zbiórki. Uchwałę, umowę i wybór miejsca omawiamy w przewodniku Butelkomat na osiedlu.

W skrócie

• Przy automacie mogą działać dwa różne systemy z dwoma różnymi administratorami: kamera dostawcy i monitoring wspólnoty. Administratorem jest ten, kto ustala cele i sposoby przetwarzania (art. 4 pkt 7 RODO).
• Dla wspólnot nie ma przepisu szczególnego o monitoringu. Podstawą jest zwykle prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) - ale tylko wtedy, gdy kamera jest niezbędna, a nie po prostu wygodna.
• NSA przyznał rację Prezesowi UODO, że kamera w altanie śmietnikowej do kontroli segregacji nie była niezbędna, a interes spółdzielni nie przeważał nad prywatnością mieszkańców (III OSK 147/23). Argument „pilnowania porządku” przy automacie jest bardzo podobny.
• Oznakowanie ma dwie warstwy: tablica przed wejściem w kadr i pełna informacja z art. 13 RODO dostępna bez wchodzenia w obszar monitorowany.
• RODO nie podaje okresu przechowywania nagrań. Wytyczne EROD mówią o kilku dniach i wymagają mocniejszego uzasadnienia powyżej 72 godzin.

Dwie kamery, dwóch administratorów

RODO definiuje administratora jako podmiot, który samodzielnie lub wspólnie z innymi ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych (art. 4 pkt 7). Wskazówki Prezesa UODO o monitoringu dodają, że administratorem systemu jest ten, kto decyduje o instalacji, celach i obszarze objętym kamerami, a działa przez osoby, które go reprezentują - w przypadku wspólnoty przez zarząd.

Rozpoznawanie opakowania odbywa się wewnątrz komory przyjęć (piszemy o tym w artykule Jak działa automat kaucyjny) - to nie to samo co nagranie osoby stojącej przed automatem. Zapytaj dostawcę na piśmie, czy urządzenie ma kamerę skierowaną na zewnątrz i czy da się ją wyłączyć.

Podstawa prawna: interes wspólnoty musi być realny

Ustawa o ochronie danych osobowych z 2018 r. wprowadziła przepisy o monitoringu dla pracodawców, szkół i samorządów. Wspólnot mieszkaniowych wśród nich nie ma. Prezes UODO wskazuje, że w sprawach nieuregulowanych podmioty prywatne mogą opierać monitoring na art. 6 ust. 1 lit. f RODO, uznając bezpieczeństwo osób i mienia za prawnie uzasadniony cel - z zastrzeżeniem, że administrator musi szanować prawa osób nagrywanych.

Wytyczne Europejskiej Rady Ochrony Danych (EROD) 3/2019 doprecyzowują, co to znaczy w praktyce:

• interes ma być realny i bieżący, a nie spekulatywny - warto dokumentować incydenty (datę, rodzaj, straty), bo to one go wykazują,
• kamerę wybiera się dopiero wtedy, gdy celu nie da się rozsądnie osiągnąć mniej inwazyjnymi środkami, takimi jak lepsze oświetlenie, zamknięcia czy powłoki antygraffiti,
• zasadność monitoringu należy regularnie oceniać ponownie, na przykład raz w roku.

Przy automacie dochodzi pytanie, czyje mienie wspólnota chroni - urządzenie należy zwykle do dostawcy. Art. 6 ust. 1 lit. f dopuszcza interes strony trzeciej, ale wtedy łatwo o pytanie, dlaczego sprzętu nie zabezpiecza jego właściciel.

Altana śmietnikowa przed NSA

Spółdzielnia mieszkaniowa zamontowała kamerę w altanie śmietnikowej, żeby egzekwować segregację odpadów, i powołała się na prawnie uzasadniony interes. Prezes UODO nakazał usunięcie nagrań z wizerunkiem skarżącego i zaprzestanie pozyskiwania jego danych. WSA w Warszawie przyznał rację spółdzielni, ale NSA rozpatrujący skargę kasacyjną Prezesa UODO uznał, że rejestrowanie obrazu nie było niezbędne - ten sam cel można osiągnąć mniej inwazyjnie, na przykład workami przypisanymi do lokali - a interes spółdzielni nie przeważał nad prawem mieszkańców do prywatności. Według relacji UODO sąd dodał, że we wspólnej przestrzeni budynków wielorodzinnych, która nie jest ani ściśle prywatna, ani ściśle publiczna, prywatność mieszkańców przeważa nad takim celem nawet wtedy, gdyby kamera była niezbędna (sygn. III OSK 147/23).

Kamera „żeby było widać, kto zostawia worki obok automatu” to argument bardzo bliski tamtemu. Najpierw warto sprawdzić prostsze rozwiązania: częstszy odbiór, czytelną instrukcję, zapis w umowie o sprzątaniu otoczenia.

Kadr: co kamera może widzieć

Dane mają być ograniczone do tego, co niezbędne (art. 5 ust. 1 lit. c RODO). Według UODO zasady ograniczenia celu i minimalizacji danych wymagają ograniczenia obszaru monitorowania do niezbędnego zasięgu, a EROD dopuszcza zamazywanie zbędnych fragmentów obrazu. Przy automacie oznacza to:

• kadr na urządzenie i strefę podejścia, bez okien i balkonów mieszkań,
• bez rejestracji dźwięku - według UODO przepisy o monitoringu co do zasady na nią nie pozwalają,
• bez ukrytych kamer - UODO wskazuje, że RODO i przepisy krajowe nie pozwalają prowadzić w ten sposób monitoringu,
• bez atrap - stanowisko UODO jest w tej sprawie niezmienne: ich stosowanie powinno być zakazane.

Oznakowanie: dwie warstwy informacji

Osobie nagrywanej trzeba przekazać informacje z art. 13 RODO. UODO wyjaśnia, że tablice mają być widoczne, umieszczone trwale i niedaleko obszaru monitorowanego, a sam piktogram kamery nie wystarcza. Dopuszcza informowanie warstwowe. EROD opisuje je dokładniej.

1. Pierwsza warstwa - znak widoczny przed wejściem w kadr, mniej więcej na wysokości wzroku: kto jest administratorem i jak się z nim skontaktować, cel monitoringu, prawa osoby nagrywanej, okres przechowywania i to, czy nagrania trafiają do innych podmiotów, oraz gdzie znaleźć pełną informację.
2. Druga warstwa - pełna informacja ze wszystkimi elementami z art. 13 RODO. EROD zaleca odesłanie do wersji elektronicznej (adres strony, kod QR), ale informacja ma być dostępna także bez wchodzenia w obszar monitorowany - na przykład na tablicy ogłoszeń albo pod numerem telefonu.

Jeśli przy automacie działa kamera dostawcy, a obok monitoring wspólnoty, potrzebne są dwie informacje - każdy administrator odpowiada za swoją.

Jak długo przechowywać nagrania

Dane przechowuje się nie dłużej, niż jest to niezbędne do celu (art. 5 ust. 1 lit. e RODO), a okres przechowywania albo kryteria jego ustalania trzeba podać osobie nagrywanej (art. 13 ust. 2 lit. a). Konkretnej liczby RODO nie zawiera.

• UODO we wskazówkach z 2018 r. zauważa, że Kodeks pracy, Prawo oświatowe i ustawa o samorządzie gminnym przewidują maksymalnie 3 miesiące, ale zaleca okres krótszy - liczony raczej w tygodniach niż w miesiącach.
• EROD wskazuje, że szkody zwykle da się stwierdzić w ciągu jednego lub dwóch dni, a w większości przypadków nagrania powinny być usuwane, najlepiej automatycznie, po kilku dniach. Im dłużej, zwłaszcza powyżej 72 godzin, tym więcej argumentów musi przedstawić administrator.
• Nagranie konkretnego incydentu można przechowywać dłużej - do wyjaśnienia sprawy albo zakończenia postępowania.

Na nieruchomościach gminy, czyli także przy budynkach komunalnych, monitoring prowadzony przez gminę reguluje art. 9a ustawy o samorządzie gminnym: nagrania przechowuje się nie dłużej niż 3 miesiące, a teren oznacza się w sposób widoczny i czytelny.

Komu udostępnić nagranie

• Policja i inne organy - według UODO ich wnioski mają być związane z realizacją ich zadań.
• Osoba poszkodowana - może dostać nagranie z wizerunkiem sprawcy, żeby dochodzić swoich praw, ale bez danych osób postronnych.
• Osoba nagrana - ma prawo do kopii swoich danych (art. 15 ust. 3 RODO), o ile nie narusza to praw innych (art. 15 ust. 4), stąd zamazywanie pozostałych osób. Odpowiedź należy się bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca, a w razie potrzeby termin można przedłużyć o dwa miesiące (art. 12 ust. 3). Może też żądać usunięcia danych (art. 17) albo wnieść sprzeciw (art. 21).

UODO zaleca dokumentowanie każdego udostępnienia - z zasady rozliczalności administrator musi umieć wykazać, że działał zgodnie z prawem.

RODO wymaga też oceny skutków dla ochrony danych m.in. przy systematycznym monitorowaniu na dużą skalę miejsc dostępnych publicznie (art. 35 ust. 3 lit. c). Czy jedna kamera przy automacie spełnia to kryterium, przepisy nie przesądzają - decyzję i jej uzasadnienie administrator powinien zapisać.

Co zapisać w umowie z dostawcą

1. Czy automat ma kamerę skierowaną na zewnątrz i czy jest konfiguracja bez niej.
2. Kto jest administratorem danych z urządzenia, kto informuje mieszkańców i obsługuje ich żądania.
3. Okres przechowywania nagrań.
4. Czy wspólnota ma jakikolwiek dostęp do obrazu z urządzenia - a jeśli tak, w jakim zakresie.

Miejsce widoczne z okien i oświetlone bywa skuteczniejsze niż dodatkowa kamera - piszemy o tym w artykule Gdzie postawić butelkomat na osiedlu.

Najczęstsze pytania

Czy wspólnota może skierować kamerę na automat, żeby pilnować porządku?

Może, jeśli wykaże, że monitoring jest niezbędny, celu nie da się osiągnąć mniej inwazyjnie, a prawo mieszkańców do prywatności nie przeważa nad interesem wspólnoty. Podstawą jest wtedy prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). W sprawie kamer w altanie śmietnikowej, ustawionych do kontroli segregacji, NSA przyznał rację Prezesowi UODO, że takie nagrywanie nie było niezbędne, a interes spółdzielni nie przeważał nad prywatnością mieszkańców (III OSK 147/23). Wspólnota powinna więc najpierw sprawdzić prostsze środki i udokumentować incydenty, które uzasadniają kamerę.

Kto odpowiada za kamerę wbudowaną w automat kaucyjny?

Administrator danych, czyli podmiot, który ustala cele i sposoby przetwarzania (art. 4 pkt 7 RODO). Przy urządzeniu należącym do dostawcy jest nim co do zasady dostawca lub operator, a nie wspólnota udostępniająca teren. Jeśli wspólnota i dostawca razem decydują o kamerze, stają się współadministratorami (art. 26 RODO). Podział obowiązków najlepiej zapisać w umowie.

Jak długo można przechowywać nagrania z kamery przy automacie?

RODO nie podaje konkretnego okresu - nagrania przechowuje się nie dłużej, niż jest to niezbędne do celu (art. 5 ust. 1 lit. e). Wytyczne EROD 3/2019 wskazują, że w większości przypadków nagrania powinny być usuwane po kilku dniach, a okres dłuższy niż 72 godziny wymaga mocniejszego uzasadnienia. Nagranie konkretnego zdarzenia można zachować do czasu wyjaśnienia sprawy.